Аналог собственноручной подписи, используемый для заверения электронных документов (например, технического плана для Росреестра). Практически все документы при взаимодействии с гос. органами юридическим лицам необходимо подписывать ЭЦП. Усиленную квалифицированную подпись можно получить через налоговую инспекцию.
Когда организации необходимо получить и использовать ЭЦП?
Сейчас проще назвать ситуации, когда организация может обойтись без ЭЦП. Она точно будет нужна:
- при направлении отчетности и для взаимодействия с государственными структурами;
- для организации общего и кадрового документооборота на предприятии;
- для участия в закупках и тендерах через электронные площадки;
- для заключения договоров с контрагентами, которые используют ЭЦП;
- для подписания многих видов документов, где предусмотрена обязательная электронная форма (технический план, акт обследования для Росреестра и т.д.);
- для открытия счетов и совершения банковских операций.
От имени юридических лиц ЭЦП получает руководитель. Для этого нужно обратиться в налоговую инспекцию или в аккредитованные центры партнеров. Чтобы ЭЦП могли использовать рядовые сотрудники, на них оформляют и регистрируют машиночитаемые доверенности (МЧД).
Правовая основа
Основным нормативным актом для выпуска и использования ЭЦП является Федеральный закон № 63-ФЗ. Он предусматривает выпуск трех видов подписей – УКЭП, УНЭП и ПЭП. Дополнительные разъяснения об электронном документообороте можно найти в письмах и приказах ФНС, Банка России, других государственных органов.
О возможности использовать электронный документооборот в кадровом деле напрямую сказано в Трудовом кодексе РФ. Организовать его можно в разных системах и сервисах КЭДО, ЭДО. Отчетность по работникам в Социальный фонд РФ тоже необходимо передавать только в электронной форме. исключение пока сделано только для микропредприятий.
Мнение эксперта Smart Way
Валерий Михайлов, эксперт компании «Смарт Вэй»:
«Уже 3 года действуют поправки в ТК РФ, разрешающие кадровый электронный документооборот. Это проще, удобнее и быстрее как для работодателя, так и для сотрудников. Организации сами выбирают системы и сервисы КЭДО для внедрения и подключения. Самый доступный вариант предлагает государство (на портале «Работа России»). Но лучше подключиться к сервису «Добыто. КЭДО», который точно закроет все потребности по кадровому делопроизводству».
Как мы решаем эту задачу
В плане использования ЭЦП наша компания предлагает заказчикам следующее:
- подключение к сервису «Добыто. КЭДО», помощь с организацией и настройкой процессов;
- сервис для подписания электронных документов прямо на сайте;
- оформление документов для кадастрового учета с подписанием ЭЦП (акты обследования, технические планы и т.д.);
- подача документов в различные ведомства через онлайн-сервисы на основании доверенности и с подписанием ЭЦП.
Усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) можно использовать без ограничений и без дополнительных соглашений. В кадровом деле некоторые процессы доступны по УНЭП и ПЭП. Простую электронную подпись можно выпустить сотрудникам прямо в сервисе «Добыто. КЭДО». Регистрировать ее в налоговой инспекции не нужно.
Что еще почитать по теме?
- Кейс: Оформление технических планов и регистрация аренды в Росреестре
- Услуга: Оформление и подписание отчета об оценке по ЭЦП
- Статья: Подписание электронных документов ЭЦП при обращении в суд
- Глоссарий: Кадастровый учет
Закажите документы для кадастрового учета и регистрации прав в электронной форме у экспертов «Смарт Вэй»!