Уже несколько лет при обращении в суд вы можете подавать электронные документы. Заявителем может быть как юридическое лицо, так и рядовой гражданин, предприниматель. Требований к подписанию и подаче документов достаточно много, и с первого раза в них сложно разобраться. Но далее вы сможете экономить время и деньги, ведь работать в онлайн-платформах намного проще и быстрее.
Большинство электронных документов для суда нужно заверять УКЭП. Граждане, а в некоторых случаях и представители компаний, могут использовать УНЭП или ее аналог – ЕСИА (подтверждение личности по аккаунту с «Госуслуг»). Самый простой и быстрый способ подписания документов – сервис «Добыто. Подпись». Ниже мы расскажем подробнее о работе с ним на конкретных примерах.
В какие суды можно подать электронные документы
Сначала государство «оцифровало» арбитражные дела с участием юр. лиц и предпринимателей:
- для общего пользования доступна картотека арбитражных дел (в частности, там можно найти любой судебный акт);
- для подачи и получения документов ввели в действие систему «Мой арбитр» (именно там нужно загружать документы, формировать и отправлять контейнеры с файлами);
- по некоторым видам способом (к примеру – банкротство) вы будете работать с электронными документами на Федресурсе.
Через указанные платформы и сервисы ваша компания может обращаться в арбитраж. Отдельные виды споров с участием организаций рассматривают мировые судьи и суды общей юрисдикции. Туда сейчас тоже можно обратиться с электронными документами. Для этого вам нужно работать в ИС «Электронное правосудие». Правила подписания документов там немного отличаются от системы «Мой арбитр». Но общие требования к видам ЭЦП, формату и содержаний файлов, будут примерно одинаковы.
Заверяя документ ЭЦП, вы используете какие-либо программы и плагины на своих устройствах, либо работаете с онлайн-сервисами. Второй вариант может оказаться удобнее и дешевле, если у вас пока нет возможности приобрести полноценную систему ЭДО. Мы советуем использовать для этого сервис «Добыто. Подпись», где можно работать прямо в браузере. Естественно, для этого в любом случае нужно иметь саму ЭЦП.
Примет ли суд обычный письменные документы, если у нас нет ЭЦП?
Разъясняет эксперт. Да, обычный бумажный документооборот в судах все еще ведется. Но при работе с электронными документами все действия и процедуры пройдут намного быстрее. Просто сравните – документ с ЭЦП, загруженный в системе «Мой арбитр», поступит в систему мгновенно. После этого судья сразу начнет процессуальные действия. Направив документы в письменной форме, нужно закладывать время на их прохождение по почте и на обработку специалистами канцелярии суда.
Что нужно заявителю
Мы обращаемся в суды с какими-либо требованиями (например, имущественный спор). Если иск предъявлен к вашей компании, то для защиты тоже потребуются документы. Любой арбитражный или гражданский процесс всегда связан с документооборотом. Чтобы подавать, подписывать и получать электронные документы, вам нужно:
- оформить сам документ, который вы заверите ЭЦП (исковое заявление, жалоба, ходатайство и т.д.);
- получить УКЭП, так как подписывать документы по ЕСИА или УНЭП можно только в ограниченных случаях;
- установить и настроить на своем устройстве программы, плагины или расширения для работы с ЭЦП, либо использовать надежные сервисы в интернете («Добыто. Подпись» или аналоги).
Если вы будете подавать документы по открытому делу, необходимо подтверждать свой статус (ответчик, истец или третье лицо). Для этого также используется ЭЦП, ведь в ней содержатся основные данные о лице, подписавшем какую-либо форму.
В этом статье мы не останавливаемся на особенностях настройки и установки сертификатов ЭЦП, программного обеспечения. Речь пойдет непосредственно о правилах подписания и отправки документов через онлайн-платформы судов. Для примера мы выбрали систему «Мой арбитр», ведь чаще всего юридические лица обращаются именно в арбитражные суды.
Как использовать ЭЦП при подписании документов для суда
На стартовом экране системы «Мой арбитр» вы можете найти раздел с подсказками и FAQ. Рекомендуем изучить эту информацию, если ваши специалисты ранее не работали с сервисом. Помимо прочего, там разъяснены нюансы загрузки и подписания документов, требования их форматам, другие сложные моменты.
Для входа в закрытую часть системы «Мой арбитр» вы можете использовать не только ЭЦП, но и личный аккаунт с «Госуслуг». Но он дает только ограниченные возможности при работе с документами. При наличии УКЭП (это самый защищенный вид электронных подписей), вы сможете подписать:
- электронный документ – это изначально оригинал, где подпись можно проверить по ключу и сертификату;
- электронный образ документа – это специальный формат копии документа, который оформлен в письменном виде;
- скан-копию документа – по сути, это обычная копия, и вы не заверяете ее, а лишь используете ЭЦП для подачи в суд.
Электронный образ и скан-копия не являются оригиналами документов. Поэтому, по мере необходимости, суд может их запросить.
Из рабочей области «Мой арбитр» без подписания ЭЦП можно отправить только:
- электронный образ;
- документ, не связанный с обеспечительными мерами.
Электронный образ создается путем перевода «в цифру» документа, составленного в письменном виде. При этом копия изначально заверяется ЭЦП, а повторно делать это при направлении образа не нужно. Для их загрузки в систему нужно выбирать опцию «Отправить без электронной подписи».
Некоторые обращения достаточно заверить УНЭП. Но в сервисе «Мой арбитр» разъяснено, что только с усиленной квалифицированной подписью можно направить:
- все виды электронных документов;
- специальные виды документов, связанные с мерами обеспечения.
Только УКЭП обеспечивает надлежащую проверку личности заявителя и защищает документ от изменений. Проверять подлинность подписи будет система. Если выявлена ошибка, вы получите уведомление с отказом в принятии документов.
Правила настройки ПО для подписания документов
Все программы и сервисы для подписания документов, в том числе «Добыто. Подпись», работают на примерно одинаковых алгоритмах. Но сначала вам нужно выполнить ряд действий по установке и настройке:
- сначала получите УКЭП (сейчас руководители компаний могут сделать это бесплатно через ФНС и ее удостоверяющие центры);
- приобретите, установите и настройте криптоплагины из числа рекомендуемых ФНС, имеющих сертификаты;
- установите сертификат ЭЦП на своем ПК или другом устройстве (подробную инструкцию можно найти на сайте налоговой службы).
Также советуем приобрести и внедрить систему ЭДО. В ней можно вести внутренний и внешний документооборот, в том числе с подготовкой документов для суда.
В системе «Мой арбитр» уже все настроено для загрузки и подачи документов. Но сначала и нужно подписать. Вот так организован этот процесс в «Добыто. Подпись»:
- Шаг 1 – вы выбираете нужный файлы с жесткого диска или просто перетаскиваете их на рабочую область сервиса;
- Шаг 2 – вам нужно выбрать ЭЦП, чьи сертификаты уже установлены на вашем устройстве;
- Шаг 3 – укажите вариант подписание (открепленная или прикрепленная подпись);
- Шаг 4 – необходимо нажать кнопку «Подписать».
В итоге, за несколько секунд ваш документ будет подписан УКЭП и готов к загрузке в систему суда. По умолчанию, сервис «Добыто. Подпись» не хранит подписанные документы (они автоматически удаляются при обновлении или закрытии страницы). Но в платной версии вы можете выбрать тарифный план с хранением документов. Это упростит работу, если вам приходится постоянно использовать ЭЦП и выполнять однотипные действия.
Как сервис узнает, что наша ЭЦП действительна?
Разъясняет эксперт. В процессе подписания или при получении документа всегда проверяется сертификат ЭЦП. В состав зашифрованной части входят данные о сроке действия подписи (даты начала и окончания). Соответственно, если ЭЦП уже недействительна, сервис не позволит использовать ее. Для проверки срока действия можно использовать и ресурс на сайте налоговой службы.
Дополнительные способы подписания и подачи документов
Объективно, сервис «Добыто. Подпись» — это самый удобный инструмент для подписания документов. Справедливости ради, есть и другие варианты:
- можно использовать другое коммерческое ПО, в том числе системы ЭДО;
- некоторые документы можно подписать через приложение «Госключ» (там выпускается УНЭП для физ. лиц) или напрямую по ЕСИА;
- в арбитражных судах сейчас стали внедрять систему терминалов, где можно использовать ЭЦП прямо на месте.
Хотя это и не относится к обращению в суд, но скажем, что функционал для работы со всеми видами ЭЦП предусмотрен в модуле «Добыто. КЭДО». Он разработан специально для кадрового электронного документооборота. Если вашей компании предстоит вести дела в судах общей юрисдикции (например, трудовой спор), то электронные документы из «Добыто. КЭДО» вполне можно использовать для защиты интересов.
Полезные документы для работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Виды документов, которые можно подписать ЭЦП
В сервисе «Добыто. Подпись» вы можете использовать ЭЦП для любых видов документов. Если речь идет об обращении в арбитраж, то это может быть:
- исковое заявление, в том числе административное;
- заявление на банкротство;
- жалоба на акты суда, гос. органов или должностных лиц;
- ходатайства, отзывы, возражения и другие процессуальные документы;
- иные виды обращений.
Отдельно отметим, что подтвержденный аккаунт с «Госуслуг» или ЭЦП нужно использовать для подключения к сервису видеосвязи. Он позволяет участвовать в рассмотрении дел удаленно. Чтобы воспользоваться данной услугой, вам нужно сначала подать заявление (ходатайство) судье. Сделать это можно в общем порядке через «Мой арбитр».
Требования к электронным подписям в системе «Мой арбитр»
Если вы работаете в сервисе по ЕСИА, то нужно убедиться, что аккаунт с «Госуслуг» верифицирован и подтвержден. При использовании ЭЦП нужно соблюдать следующие требования:
- электронную подпись нужно получать через удостоверяющий центр (сведения о нем зашифрованы в сертификате);
- при выборе отсоединенной ЭЦП необходимо использовать формат PKC#7 с расширениями sig, p7s, sgn, pkcs7 или pkcs (все эти форматы реализованы в «Добыто. Подпись»).
В целом, при наличии УКЭП и правильной установке сертификатов, проблем с ее использованием не возникнет.
На кого нужно оформлять УКЭП, если мы планируем подать иск от имени компании?
Разъясняет эксперт. Полномочия на подписание документов от имени компании всегда есть у директора. Соответственно, необходимо оформить УКЭП на него. В сертификате подписи будут указаны ФИО владельца, т.е. руководителя. Если выдается доверенности на ведение дел, представитель тоже сможет использовать свою ЭЦП.
Требования к формату документов
При работе в системах ЭДО предпочтение отдается максимально безопасным форматам документов с разметкой XML. В суд можно направить файлы со всеми обычными разрешениями (doc, docx, xls, txt, pdf, rtf и т.д.). Нередко для рассмотрения споров нужны доказательства в виде графических файлах (изображения, видео и т.д.). Их тоже можно заверить ЭЦП.
Если вы планируете на постоянной основе работать с электронными документами, советуем изучить общие стандарты ГОСТ по данной тематике. Но в целом, современные продукты ЭДО и так обеспечат соответствие по формату документов, их защите и безопасности. Передача также ведется через защищенные каналы, что исключает риски и угрозы.
Судебные акты размещаются в картотеке дел и подписываются УКЭП судьи. Также в образе документа всегда есть QR-код, по которому можно перейти на карточку конкретного дела. В большинстве случаев судебные акты арбитража размещаются в открытом доступе. Их можно читать или скачивать без ограничений.
Какие сложности могут возникнуть при подписании и направлении документов
Учитывая специфику судебных дел и алгоритма работы системы «Мой арбитр», вы можете столкнуться с проблемами:
- при истечении срока действия ЭЦП (для УКЭП он составляет до 15 месяцев);
- при некорректной установке сертификатов ЭЦП, настройке криптоплагинов;
- при использовании сомнительных и не сертифицированных сервисов для подписания документов;
- при неправомерной передаче носителя с ЭЦР в чужие руки.
Для работы с сервисом «Добыто. Подпись» не требуется глубоких познаний или специальных навыков. Но если вы будете использовать ЭЦП в системах ЭДО или КЭДО, то советуем провести обучение с персоналом. В этом поможет служба поддержки поставщика или разработчика ПО. Платформа «Мой арбитр» также предлагает обращаться со всеми вопросами в техподдержку (по электронной почте или встроенный бот).
Сколько занимает регистрация в суде документов, подписанных ЭЦП?
Разъясняет эксперт. После загрузки файлов система проверяет соблюдение основных требований, действительность ЭЦП. Если все в порядке, то документы регистрируются (вы получите уведомление в «Мой арбитр»). Учитывая это, в общем случае регистрация займет несколько минут, не больше.
Подведем итоги
- Обращаясь в суд, вы можете направлять электронные документы через сервис «Мой арбитр» или ИС «Электронное правосудие». Обе платформы позволяют загружать документы, подписанные ЭЦП.
- Самым простым и быстрым способом подписания является сервис «Добыто. Подпись». Вам нужно лишь выбрать документ и электронную подпись, нажат пару кнопок.
- Все виды документов можно подписать УКЭП. В некоторых случаях вы можете использовать для подписания аккаунт «Госуслуг» (ЕСИА) или УНЭП. Судебные акты всегда подписываются УКЭП судьи.
