Если вам нужна электронная подпись для директора компании, без обращения в удостоверяющий центр (УЦ) не обойтись. Еще пару лет назад такие услуги оказывали все центры, аккредитованные Минцифры. Но с 2022 года порядок выпуска ЭЦП изменился. Только через УЦ налоговой службы могут получить подпись руководители фирм, нотариусы и предприниматели. Также у ФНС есть 7 доверенных лиц, которым дали право оформлять УКЭП для бизнеса. Для работы с документами после выпуска ЭЦП вы можете использовать различные сертифицированные программы, в том числе сервис «Добыто. Подпись».
Что такое удостоверяющий центр ФНС
Я, Валерий Михайлов, редактор компании «Добыто», уже несколько раз сталкивался с оформлением ЭЦП через удостоверяющий центр налоговой службы. Нельзя сказать, что эта процедура слишком сложная и долгая. Даже при первом получении электронной подписи вам помогут специалисты пункта выдачи. На сайте ФНС есть подробные разъяснения и система подсказок, которые решат большинство вопросов. Тем не менее, лучше знать о том, как указанный процесс и идет на практике.
Сначала стоит рассказать несколько слов о самой структуре – удостоверяющем центре ФНС. Он появился после внесения изменений в Закон № 63-ФЗ и работает следующим образом:
- сам по себе УЦ только один, но у него есть много пунктов выдачи электронных подписей (туда и нужно обращаться заявителям);
- только УЦ налоговой службы имеет право выдавать УКЭП (подпись с квалифицированным аттестатом) для некоторых категорий лиц;
- подпись выдается и записывается на токен только при личном обращении (но если у вас уже есть ЭЦП с квалифицированным аттестатом, то возможен удаленный выпуск);
- так как УЦ действует под контролем государства, он оперативно размещает на сайте налоговой службы каталог отозванных и недействительных сертификатов.
Государство открыло единый УЦ налоговой службы, чтобы сократить количество злоупотреблений. В работе коммерческих организаций часто выявляли случаи незаконной выдачи ЭЦП, некорректной передачи данных в надзорные органы. Также работа через один удостоверяющий центр устраняет риски несоответствия и ошибок при работе с УКЭП, выданных разными УЦ.
Полученную подпись вы сможете использовать без ограничений, так как УКЭП имеет максимальный уровень защиты и юридической силы. Для работы с документами я посоветую сервис «Добыто. Подпись». Там не нужно разбираться в сложных настройках, а сам процесс подписания займет пару минут.
Где находится удостоверяющий центр ФНС и как в него попасть?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Сам УЦ находится в Москве. Но вам не нужно ехать туда из другого города или региона. Налоговая служба организовала прием заявителей через пункты выдачи КЭП. По сути, это филиалы удостоверяющего центра. Также право на выпуск УКЭП есть у доверенных лиц налоговой службы. По состоянию на май 2024 года их всего 7.
Кто сейчас может получить электронную подпись только через УЦ налоговой службы
Удостоверяющий центр ФНС работает не со всеми лицами, которые могут иметь электронную подпись. Через эту структуру УКЭП получают только:
- организации (а точнее, лица, которые представляют ее без доверенности – руководители);
- нотариусы;
- предприниматели.
Все остальные лица, в том числе специалисты компаний и рядовые граждане, могут получить УКЭП через обычные удостоверяющие центры. Актуальный перечень размещен на сайте Правительства РФ.
Во многих случаях организации и ее сотрудники могут использовать другой вид электронной подписи – УНЭП. Она не имеет квалифицированного сертификата. Поэтому вам нужно соблюдать ограничения на ее использование. К примеру, для внутренней работы с документами УНЭП вполне достаточно. Но для подписания договоров с контрагентами придется сначала оформить соглашение о взаимном признании ЭЦП. Получить или выпустить УНЭП намного проще. Например, такую возможность предлагает сервис «Добыто. КЭДО», если вы перейдете на кадровый электронный документооборот.
Где найти пункт выдачи КЭП
Для удобства заявителей УЦ ФНС работает через сеть пунктов выдачи КЭП. Их список вы можете скачать в виде электронной таблицы. Там видно, что пункты открыты в каждом регионе при обычных или межрайонных инспекциях налоговой службы. Так как пункты являются филиалами УЦ, они могут:
- проводить проверку заявителей и их документов, носителей для записи ЭЦП;
- разъяснять правила получения и работы с электронными подписями;
- записывать сформированные ключи и сертификаты ЭЦП на представленные носители;
- помогать с решением проблем, если они возникнут у заявителей.
Пункты выдачи ведут прием без предварительной записи. Когда я помогал оформлять УКЭП руководителям фирм, процесс получения занимал около часа.
Доверенные лица ФНС
Кроме пунктов выдачи УЦ, налоговая служба предлагает обращаться к доверенным лицам. Сейчас их 7 (в основном, крупные и системообразующие банки):
- Сбербанк;
- Банк ВТБ;
- Тинькофф банк;
- Промсвязьбанк;
- АО «Аналитический центр»;
- АО «ЕЭТП» (это одна из крупнейших торговых электронных площадок);
- АО «Электронная Москва».
С сайта ФНС можно перейти по ссылке на страницу доверенного лица, где описаны услуги по оформлению и выпуску УКЭП. В любом случае, для руководителей компаний, ИП и нотариусов эта услуга будет бесплатной.
У доверенных лиц примерно такой же объем полномочий, как и пунктов выдачи. Доверенные лица сами не могут сгенерировать квалифицированный аттестат и обращаются с таким запросом к сервисам Минцифры.
Я разбирался в схеме оформления ЭЦП через доверенных лиц. Общий порядок действий таков:
- при выпуске через банк можно сформировать заявку и подтвердить сою личность через мобильные или веб приложения;
- все доверенные лица предлагают возможность личной подачи заявки (ищите перечень отделений и офисов у них на сайтах);
- по умолчанию, вы обязаны сами представить токен для записи ЭЦП (но доверенные лица предлагают и свои токены, имеющие сертификаты);
- при наличии действующего квалифицированного сертификата новую подпись можно получить удаленно (ее перезапишут на токен);
- если УКЭП нет или срок действия сертификата истек, то придется лично обращаться в офис доверенного лица (вам направят уведомление после поверки электронной заявки).
Также доверенные лица размещают комплект документов для владельцев ЭЦП – инструкции по установке сертификатов, настройке рабочего места и т.д. Обязательно изучайте их, так как правила работы с УКЭП периодически меняются со стороны государства.
Как узнать, подходит ли мой токен для получения УКЭП через доверенное лицо?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Все доверенные лица указывают на сайтах перечень сертифицированных токенов (я расскажу об этом ниже). Также их проверят при обращении за УКЭП и перед записью. Отмечу, что даже если токен сертифицирован, проблемы с записью могут носить технический характер (например, физическое повреждение носителя).
Полезные документы для работы
Документ | |
Образец графика отпусков | Скачать |
Образец личной карточки работника | Скачать |
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
Образец штатного расписания | Скачать |
Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Правила получения электронных подписей через УЦ ФНС
Перейдем непосредственно к процессу получения УКЭП через удостоверяющий центр налоговой службы. Вот что сказано в разъяснениях на сайте ФНС:
- пункты выдачи УЦ работают только с сертифицированными токена на базе usb-носителей (на рынке есть решения с виртуальными токенами, но такой вариант не подойдет);
- срок действия УКЭП, полученной через налоговую службу, составляет 15 месяцев;
- для первого получения подписи нужно лично явиться в пункт выдачи.
На сайте ФНС размещено предупреждение о возможных мошеннических схемам. Вам могут предложить оформление ЭЦП за несколько секунд без личной явки в пункт выдачи. Это противоречит закону. Скорее всего, у вас потребуют внести предоплату, после чего с деньгами можно попрощаться. Если возникнут сомнения, лучше поизучать официальную информацию от ФНС или обратиться за помощью к специалистам пункта выдачи.
Что нужно иметь при себе
До выдачи УКЭП обязательно проверят личность заявителя. Директору компании нужно представить:
- оригинал паспорта;
- копию или номер СНИЛС;
- копию или номер ИНН.
Интересный вопрос, который я видел на многих ресурсах – как УЦ проверит статус руководителя компании. Для этого действительно не нужно подавать копию устава, приказа или иных документов. Проверка идет по ИНН, паспортным данным и СНИЛС. Налоговая служба сверит их со сведениями из ЕГРЮЛ (для предпринимателей – из ЕГРИП). Там есть информация о лице, которое представляет интересы организации без доверенности. Если человек уже уволен с поста директора, то в выдаче подписи через УЦ ФНС ему откажут.
Указанные выше документы, копии и сведения будут нужны нотариусу или предпринимателю. Также заявитель всегда должен иметь при себе носитель (токен). Туда запишут УКЭП после завершения проверок. Приобрести токен в пункте выдачи ФНС нельзя.
Виды разрешенных токенов
Вы будете подписывать электронные документы с помощью физического носителя (токена). На нем записывается защищенная (зашифрованная) информация о владельце, сроке действия сертификата и т.д. Удостоверяющий центр ФНС принимает только сертифицированные токены. К ним относится:
- Рутокен Lite;
- Рутокен ЭЦП 2.0;
- Рутокен S;
- JaCarta LT;
- JaCarta-2 ГОСТ;
- ESMART Token;
- ESMART Token ГОСТ.
Это основной перечень, который чаще всего встречается в обороте. Но есть и другие сертифицированные токены, которые можно принести с собой в пункт выдачи УКЭП. В любом случае, их проверят на предмет соответствия закону, стандартам. Сертификат токена должен быть выдан ФСБ или ФСТЭК.
Расскажу о нескольких интересных моментах, связанных с использованием токенов:
- сертификаты УКЭП являются неэкспортируемыми, т.е. их нельзя одновременно записать на несколько носителей (это требование ввела ФСБ);
- при потере носителя с ключами ЭЦП необходимо обращаться в удостоверяющий центр ФНС;
- отчуждаемые носители можно использовать для работы с ЭЦП на мобильных устройствах.
Проверка токена занимает несколько минут. Для этого специалисты пункта выдачи подключат и протестируют его на сервисе Минцифры.
Процесс проверки личности и выдачи ЭЦП
Кратко я уже рассказал об этом выше. По представленным документам и сведениям идет проверка личности и usb-носителя (займет несколько минут). Далее специалисты пункта выдачи получат сгенерированную электронную подпись и запишут ее на токен. Сведения о квалифицированном сертификате автоматически вносятся в реестр Минцифры. Также ЭЦП сразу проверят на предмет корректности записи и действительности.
Если срок действия сертификата истекает, либо вы заявляли об отзыве УКЭП, то заново получить электронную подпись можно:
- только при личной явке, если сертификат уже недействителен, либо его изначально не было у вас;
- при личной явке или удаленно, если на момент обращения сертификат еще действует.
Схема получения ЭЦП будет примерно такой же. Платить за выдачу второй и последующей подписи не нужно.
Как использовать ЭЦП для подписания документов
Как только вы получили квалифицированную электронную подпись, ее сразу можно применять:
- для подписания почти всех документов (отдельные исключения описаны в законах);
- для подтверждения личности и регистрации на различных площадках, порталах и сервисах;
- для полноценной работы в системах ЭДО и КЭДО.
Чтобы работать с ЭЦП, сначала нужно корректно установить корневые сертификаты Минцифры и ФНС. Подробные инструкции по данному вопросу есть на сайте налоговой службы.
Подписывать документы ЭЦП можно через различные программы и онлайн-сервисы. Я рекомендую работать с «Добыто. Подпись»:
- документ можно быстро загрузить или перетащить для дальнейших действий;
- при подключении тарифного плана можно будет хранить документы в облачном сервисе;
- для подписания вы выбираете ЭЦП и ее сертификаты, установленные на устройстве;
- сервис позволяет выбрать тип подписания – открепленная или присоединенная ЭЦП.
Сервис «Добыто. Подпись» – идеальное решение, если у вашей компании нет полноценной системы ЭДО. Весь процесс подписания документа займет пару минут.
Если вы получили ЭЦП через удостоверяющий центр налоговой службы, то сможете:
- подписывать любые виды отчетов и иных документов для гос. органов;
- работать с личными кабинетами ФНС и СФР, на электронных торговых площадках;
- подавать заявки на оформления и продление лицензий;
- вести документооборот по ВЭД сделкам (если токен сертифицирован ФСТЭК).
На руководителя возлагается ответственность за соблюдение правил безопасности ЭЦП и самого токена.
Сколько стоит подписание документа ЭЦП?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Стоимость работы с документами входит в тарифные планы коммерческих программ и сервисов. Во многих случаях, в том числе в личный кабинетах ФНС и СФР, подписание является бесплатной услугой.
Подводим итоги
- Удостоверяющий центр ФНС выдает электронные подписи с квалифицированным аттестатом с 2022 года. Работа с заявителями ведется через пункты выдачи и доверенных лиц налоговой службы.
- Для получения УКЭП вам нужно представить оригинал паспорта, копию или сведениях СНИЛС и ИНН. Также для записи электронной подписи нужен сертифицированный usb-носитель (токен).
- Процесс получения УКЭП через удостоверяющий центр займет не более часа. Продлить электронную подпись без личной явки можно, если на момент обращения у вас есть действующий сертификат.