Вы перешли на КЭДО, а значит, можете оформлять почти все документы в электронном виде. Но для этого важно правильно определить объем полномочий персонала, от руководителя компании до рядовых сотрудников. Только так вы сможете выстроить схемы и маршруты прохождения и согласования документов, избежать хаоса в делопроизводстве. Современные системы КЭДО позволяют гибко настраивать доступ для разных категорий пользователей. О том, как воспользоваться такими функциями, я расскажу ниже. Если вы все еще не внедрили КЭДО, для подписания всех документов советую использовать сервис «Добыто. Подпись».
От чего зависит объем полномочий на подписание кадровых документов
Полномочие – это право делать что-либо. У каждого сотрудника вашей компании есть определенный объем полномочий. Он определяется:
- уставом организации (в основном, для директора и других должностных лиц из управления);
- трудовыми договорами, приказами, должностными инструкциями;
- локальными актами общего действия (положения, инструкции, регламенты и т д.).
Полномочия включают и право на подписание документов. Если речь идет о кадровом делопроизводстве, то их будут подписывать все сотрудники. Но перечень документов, с которыми может работать каждый специалист, будет существенно отличаться.
О правильном распределении полномочий на подписание документов в КЭДО расскажу я, Валерий Михайлов, редактор компании «Добыто». Мне приходилось неоднократно решать такие вопросы в текущей работе. Сразу скажу о сложностях, которые могут возникнуть у вас:
- отсутствие локальных актов, где описаны процессы КЭДО – это может привести к дублированию функций, работе с документов, который входит в компетенцию других специалистов;
- неправильная настройка доступов к документам в КЭДО – вам всегда нужно ограничивать доступ для рядовых сотрудников, ведь они могут работать только с документами о своих трудовых отношениях, с общими локальными актами;
- неправильный выбор ЭЦП для подписания документов – это особенно актуально для руководителя, который ставит подпись только с УКЭП.
Все указанные проблемы вы должны решить еще на этапе перехода на КЭДО. Кстати, если ваша компания еще не определилась с выбором системы или сервиса, советую обратить внимание на «Добыто. КЭДО». Вы сразу увидите, насколько проще станет вести документооборот в этом сервисе. Настройки доступа и разграничений полномочий там тоже реализовано очень удобно.
Кому может передать свои полномочия директор?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Директор вашей компании вовсе не обязан взваливать на себя все полномочия по текущей работе с документами. Он может их передавать заместителю, начальникам отделов и другим специалистам. Но нужно понимать, что подпись на большинстве документов будет ставить все равно руководитель. Также он несет общую ответственность за нарушения, допущенные подчиненными. Поэтому распределяя полномочия, важно точно описать меры контроля за работой персонала.
Способы подписания документов ЭЦП
Если речь идет о кадровом делопроизводстве, то электронные документы вы можете подписывать:
- непосредственно в системе КЭДО, если она внедрена в компании;
- в сервисах и программах ЭДО для общего или отдельных направлений делопроизводства;
- в сервисах на государственных порталах и коммерческих сайтах.
ЭЦП – это универсальный инструмент. Если ваша компания все еще не перешла на КЭДО, ничто не мешает использовать электронные подписи в других сервисах и программах. Я рекомендую работать с «Добыто. Подпись». Там можно загрузить любой документ, в том числе по кадрам, выбрать способ подписания УКЭП. Специальных навыков для работы с сервисом вам не требуется. Все интуитивно понятно и просто, а подписание документа займет пару минут.
Полезные документы для работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Как правильно разграничить полномочия на работу с документами в КЭДО
Прежде чем продолжить, расскажу о весьма нестандартной ситуации, с которой пришлось столкнуться пару лет назад:
- компания, с которой я работал по гражданскому договору, перешла в ограниченном формате на электронный документооборот по кадрам;
- для ведения дел была выбрана программа, не имеющая никакого отношения к КЭДО (хотя функции подписания документов там были реализованы неплохо);
- доступ к программе получили все сотрудники, причем у них изначально были равные права доступа;
- в первый же день после доступа в ПО работники увидели все документы по остальным сотрудникам, служебную переписку и архив;
- текущая работа компании была парализована, так как персонал занимался обсуждением информации, которая не должна была попасть им в руки;
- отключение от программы ничего не дало, ведь многие документы уже были скачаны, пересланы друг другу через сторонние ресурсы.
Увы, некоторые процессы невозможно вернуть в исходное состояние. По сути, в указанной выше ситуации работодатель допустил множество нарушений. Прежде всего, персональные данные граждан попали в открытый доступ, и за это пришлось заплатить огромный штраф. Не меньше проблем возникло из-за разглашения конфиденциальной информации, связанной с кадровыми перестановками, выделением премий. Это привело к конфликту между несколькими сотрудниками, который не удавалось погасить окончательно долгое время.
Данный случай наглядно показывает, что нельзя пускать на самотек процессы работы с кадровыми документами. Вам обязательно нужно:
- унифицировать схемы прохождения документа (к примеру, заявление на отпуск всегда должно проходить по единой схеме);
- подробно описать все действия с документами для разных категорий специалистов;
- правильно распределить нагрузку, полномочия и ответственность между подчиненными.
В идеале, стоит озаботиться разработкой единых шаблонов документов. Многие из них утверждены нормативными актами и являются унифицированными формами. Если вы подключитесь к «Добыто. КЭДО», то получите большую базу готовых шаблонов. Они непременно помогут в текущей работе с кадрами.
Можно ли работать с сервисом «Добыто. Подпись» с ПЭП?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». У простой подписи нет сертификатов. Это не позволяет использовать ПЭП для подписания юридически значимых документов со стороны работодателя. Для этого нужна УКЭП, а в отдельных случаях подойдет УНЭП. Сервис «Добыто. Подпись» отвечает всем стандартам безопасности и шифрования, и дает возможность работы только с квалифицированными сертификатами (УКЭП).
Руководитель компании
Директор компании отвечает всегда и за все. Отчасти, это действительно так. Даже если ошибку в документе допустит подчиненный, руководитель будет отвечать за нее перед гос. органами или контрагентами. Виновное лицо можно привлечь к дисциплинарной ответственности, но это не решит суть проблемы.
Итак, в кадровом документообороте и при подписании документов ЭЦП у директора будут следующие полномочия:
- утверждение локальных и индивидуальных актов;
- принятие кадровых решений, что сопровождается изданием документов;
- дача указаний и разъяснений в устной или письменной форме, в системе CRM;
- определение объема полномочий нижестоящих сотрудников (с учетом норм ТК РФ, специфики работы, специальности и т.д.);
- подписание и направление отчетов в гос органы;
- подписание всех документов от имени работодателя (трудовые договоры, приказы и т.д.).
Объем полномочий директора изначально описан в уставе вашей организации, в его контракте и должностной инструкции. При работе в КЭДО у руководителя будет максимально полный доступ. Но при этом ему не нужно вмешиваться в текущие процессы и задачи, которые входят в компетенцию профильных специалистов.
Специалисты кадровой службы
Текущей работой с персоналом и документами будут заниматься кадровики. Их полномочия вы определите в инструкции по делопроизводству, в положении об отделе. Также у каждого сотрудника кадровой службы есть своя должностная инструкция, где описаны права и обязанности. В части подписания документов кадровиков можно наделить полномочиями:
- по приему и выдаче документов работникам;
- по подготовке проектов документов, которые будет подписывать руководитель;
- по согласованию актов, которые утверждают другие должностные лица;
- по оформлению и подписанию документов кадрового учета;
- по ведению архива кадровых документов.
Кадровики подписывают только ограниченный перечень документов, причем от своего лица, а не от имени компании. Поэтому для работы в КЭДО и подписание каких-либо документов им достаточно выпустить УНЭП. Этот вид электронных подписей вполне подходит для внутреннего документооборота.
Жизненно важно сразу подключить кадровиков к КЭДО. В сервисе «Добыто» это бесплатная опция. Далее сотрудники кадровой службы займутся подключением персонала, помощью в освоении рабочего места пользователей. Мы ставили кадровикам задачу по обучению работников основным навыкам заполнения, подачи и получения электронных документов. Эти мероприятия были указаны в общем плане для отдела кадров.
Нужны ли курсы повышения квалификации для кадровиков перед подключением к КЭДО?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Эти вопросы решаются на ваше усмотрение. Функционал КЭДО не настолько сложен, чтобы разобраться в нем без специальной подготовки. Но если придется работать с новыми законами или существенно меняется уровень требований к кадровикам, то лучше организовать учебу своими силами или в рамках повышения квалификации.
Должностные лица организации
Много полномочий по подписанию и согласованию документов будет у других должностных лиц вашей компании:
- главбух и специалисты бухгалтерии, финансового (экономического) отдела;
- специалист по охране труда;
- заместители директора, руководители подразделений;
- иные специалисты, в зависимости от вашего штатного расписания.
В кадровом делопроизводстве бывают процессы, в которых участвуют несколько специалистов. Например, обходной лист при увольнении подписывают начальники разных отделов, а затем утверждает кадровик и руководитель. Для подписания внутренних документов можно использовать УНЭП. Ее можно быстро выпустить прямо в сервисе «Добыто. КЭДО». Кроме подписания документов, ЭЦП можно использовать для входа в личный кабинет КЭДО, для взаимодействия при решении отдельных задач, в согласованиях.
Сотрудники компании
Ваш персонал тоже нельзя оставить без внимания при переходе на КЭДО. Сотрудники подключаются к личным кабинетам, где они смогут:
- подавать и запрашивать документы, имеющие отношение к их работе;
- знакомиться с содержанием приказов и других документов;
- иметь постоянный доступ к локальным актам общего действия;
- участвовать в различных мероприятиях, если вы проводите их в сервисе КЭДО (например, тестирование или обучение).
Полномочия работников существенно ограничены. По умолчанию, они не имеют доступа к документам и сведениям, где есть персональные данные коллег. Также вы ограничиваете работу с материалами, содержащими служебную или коммерческую тайну. По мере необходимости, можно предоставлять доступ к ним в индивидуальном порядке.
Сотрудники могут подписывать документы с использованием УНЭП или ПЭП. Сам факт регистрации в личном кабинете КЭДО уже предусматривает создание простой подписи. Она подходит для подачи различных заявлений, запроса справок и т.д. Также сотрудники могут оформить УНЭП через приложение «Госключ».
Локальные и индивидуальные акты организации
Распределение полномочий по подписанию документов ЭЦП невозможно без утверждения:
- приказов, распоряжений и указаний (например, основанием для перехода на КЭДО является приказ директора);
- инструкций, регламентов и положений (это локальные акты, которые утверждает руководитель);
- должностных инструкций и трудовых договоров с каждым отдельным сотрудником.
При подключении и настойке сервиса КЭДО нужно руководствоваться инструкциями и правилами от поставщика (разработчика). Служба поддержки поможет правильно настроить уровень доступа и полномочий для текущей работы. По мере необходимости, эти правила можно менять (например, при переводе специалиста на вышестоящую должность).
Подводим итоги
- Уровень полномочий для подписания зависит от статуса и должности специалиста компании, его должностной инструкции, вида документов. Больше всего прав у директора вашей фирмы, который несет ответственность за содержание основного объема документов.
- Чтобы правильно распределить полномочия для работы в КЭДО, вам нужны инструкции, положения и правила. Их будут применять все специалисты, подключенные к сервису.
- С учетом уровня полномочий оформляется или выпускается электронная подпись – УКЭП, УНЭП или ПЭП. Руководителю всегда нужна подпись с квалифицированным сертификатом.
- Если в вашей компании внедрена система КЭДО, прямо в ней можно использовать все виды электронных подписей. Также для удостоверения любых документов советуем работать с сервисом «Добыто. Подпись».
