Для юридических лиц использование ЭЦП стало настолько рутинным делом, что об этом можно не упоминать. Тем не менее, проблем и сложностей хватает, ведь государство регулярно меняет «правила игры», порядок получения подписей и требованиях к их защищенности. Я, Валерий Михайлов, редактор компании «Добыто», постоянно сталкиваюсь с оформлением договоров и других документов по гражданским сделкам. О самых важных моментах, которые нужно знать контрагентам, расскажу в этой статье. Пошаговую инструкцию подписания документов ЭЦП мы подготовили на примере сервиса «Добыто. Подпись».
В каких гражданских сделках можно подписывать документы электронной подписью
С одной стороны, ответ на этот вопрос будет однозначным – в любых гражданских сделках с участием организаций вы можете подписывать документы ЭЦП. Только для граждан в законах есть исключения, так как форма сделки может быть устной или письменной. Но если ваша компания ведет или планирует вести электронный документооборот, на действия будет влиять:
- наличие или отсутствие электронной подписи у второй стороны;
- вид ЭЦП контрагента (квалифицированная или неквалифицированная);
- статус участников договора и лиц, подписывающих его;
- схема обмена и подписания документами, выбранная сторонами.
Устные сделки организациям запрещены. Ничто не мешает оформлять письменные документы и подписывать их «вживую». Но от такой практики стараются уйти даже ярые противники цифровизации. Договоры, акты и другие документы на бумаге сейчас встречают все реже. Использование ЭЦП стало фактически стандартов документооборота для участников всех сделок.
Вот несколько примеров сделок, где юридические лица используют для подписания ЭЦП:
- купля-продажа, аренда и другие сделки с недвижимостью – стороны оформляют договоры, соглашения, акты, протоколы разногласий и многие другие документы;
- банковские кредиты – кроме договора, в электронной форме можно подать в банк заявку, поручительство, отчет о рыночной цене для залога и т.д.;
- поставка продукции, выполнение работ и услуг, в том числе по госзакупкам – в сфере государственных торгов электронная форма документов почти всегда обязательна;
- внешнеэкономические сделки – для многих документов электронная форма тоже обязательная, иначе их не примут контролирующие и надзорные органы.
Многие документы по сделкам оформляются «внутри» компании. Вы можете заполнять и обмениваться накладными, актами передачи товаров, служебными записками и т.д. Для их подписания также можно применять ЭЦП. В любом случае, советуем использовать для подписания современный, удобный и надежный сервис – «Добыто. Подпись».
Если мы будем подписывать договоры без ЭЦП, нам грозит штраф?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт сервиса «Добыто». Нет, ничего подобного вам не грозит. Письменная форма документов допускается во всех сделках. Но использование ЭЦП дают значительные преимущества обеим сторонам, так что они обычно сами настаивают на такой схеме работы. Чего стоит только сокращение сроков на обмен, согласование и подписание.
Что нужно для использования ЭЦП в гражданских сделках
Само собой, вам не обойтись без самой электронной подписи. Это может быть УКЭП или УНЭП (об отличиях между ними поговорим ниже). Также выделю еще 4 требования, без которых будет невозможно вести электронный документооборот:
- нужен сам документ, который вы будете подписывать;
- для работы с ЭЦП вы используете различные устройства (ноутбук, ПК, планшет и т.д.);
- необходимо установить и настроить сертификаты ЭЦП (для «новичков» это может стать нелегкой задачей);
- для подписания вам нужно использовать какую-либо программу, приложение или сервис (например, «Добыто. Подпись», систему ЭДО и т.д.).
Передать или отправить документ второй стороне сделки можно разными способами – на флешке, по электронке, через онлайн-платформы и сервисы.
Хотя это кажется очевидным правилом, но советую внимательно отслеживать срок действия ЭЦП, проверять ее на предмет действительности. Для этих целей вы можете использовать сервис на портале налоговой службы (аналогичное решение есть на «Госуслугах»). Будет обидно провести согласование условий сделки, но споткнуться на этапе подписания из-за истечения срока сертификата ЭЦП.
Правильно выбираем вид ЭЦП
На этом моменте стоит остановиться подробнее. В России разрешено использовать 3 вида электронных подписей – простую, усиленную квалифицированную или неквалифицированную. Руководителю и другим должностным лицам компании ПЭП (простая подпись) не подходит. У нее минимальный уровень защиты и она применяется только в правоотношениях с участием граждан.
Для коммерческого документооборота вы можете использовать электронные подписи:
- УКЭП – без каких-либо ограничений, так как она имеет максимальный уровень защиты;
- УНЭП – с серьезными ограничениями, так как сторонам, как минимум, нужно оформить соглашение об условиях взаимного признания ЭЦП.
Если вы еще не выбрали вариант ЭЦП, советуем сразу получить УКЭП. Сейчас это можно сделать непосредственно в ФНС и ее удостоверяющих центрах, у доверенных лиц. Для руководителей компаний УКЭП выпускают бесплатно. Срок оформление – несколько минут (за отдельными исключениями). Получив квалифицированную подпись, вы снимете все ограничения по документообороту.
Какие возможности дает УКЭП
Ключи и сертификаты УКЭП генерируются на основе системы Минцифры и Минкомсвязи. Это гарантирует высокий уровень защиты ЭЦП и самого документа. Имея квалифицированную подпись, вы сможете:
- подписывать договоры и любые другие документы без дополнительных соглашений;
- подтверждать личность и полномочия при обращении на государственные платформы, в коммерческом ПО;
- проверять документы на предмет внесения неоговоренных изменений.
В УКЭП всегда зашифрованы личные данные владельца (ФИО руководителя). Обычно подпись размещается на каком-либо физическом носителе (токен). Но есть и онлайн-решения, которые можно использовать прямо в программах.
Какой вид УКЭП нам нужен для участия в госзакупках по 44-ФЗ?
Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт сервиса «Добыто». УКЭП сама по себе является одним из 3 видов электронных подписей. Тем не менее, вы можете увидеть предложения об оформлении ЭЦП под конкретную торговую площадку. Но так как это будет УКЭП, вы сможете использовать подпись и для любых иных целей.
Что нужно для подписания договоров и других документов УНЭП
У УНЭП неквалифицированный сертификат, что ограничивает возможности ее применения. Для подписания документов по гражданским сделкам вам сначала придется оформить соглашение о взаимном признании ЭЦП. Хотя это не слишком сложная задача, но она все равно требует дополнительных действий. Если вам нужен шаблон указанного соглашения, можно скачать его в списке полезных документов этой статьи.
УНЭП можно получить в удостоверяющем центре или выпустить прямо в системе ЭДО (если разработчик предлагает такую опцию). Квалифицированные и неквалифицированные подписи вполне подходят и для внутреннего документооборота фирмы.
Полезные документы для работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Пошаговая инструкция подписания электронных документов на примере договора
Еще до самой сделки вы можете использовать электронную подпись в следующих случаях:
- для рассылки коммерческих предложений о своих товарах, работах и услугах;
- открывать счета, регистрироваться в приложениях банков;
- подключаться к электронным площадках, где проводятся торги.
В ГК РФ описан порядок оформления предварительных договоров. Эти документы тоже можно подписать ЭЦП. Во многих случаях условия предварительного договора будут обязательных для сторон.
Где найти шаблоны гражданских договоров для подписания ЭЦП?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт сервиса «Добыто». В системах ЭДО обычно есть база типовых форм и образцов. Их можно взять за основу, доработать под свои требования. Если в вашей компании есть юрист или юридическая служба, они могут разработать документ «с нуля». Также свой проект договора вам может направить контрагент.
Проект договора и согласование условий
Прежде чем подписывать договор или иной документ, нужно согласовать его условия. Это можно делать:
- при очных встречах руководителей или представителей компании;
- путем обмена документами и сообщениями в электронной форме (подписывать их ЭЦП не обязательно);
- путем работы с проектом документа в одном онлайн-сервисе или разных программах.
Не будет подробно останавливаться на содержании договоров (оно зависит от специфики сделки, требований контрагентов). Главное – достигнуть договоренности по всем основным положениям (предмет, цена и порядок оплаты, сроки и т.д.). В противном случае вторая сторона никогда не подпишет документ, ведь она имеет возражения по существу.
Несколько отличается порядок участия в госзакупках. Там вы обязаны согласиться с условиями сделки, предложенными заказчиком. Есть возможность оформить протокол разногласия уже после победы в торгах или конкурсе. Но это не затрагивает суть сделки, а при отказе от договора вы получите штраф. Также компанию включат в реестр недобросовестных поставщиков, что влечет запрет на участие в следующих закупках.
Как правильно подписать документ ЭЦП
Если проект документа согласован, вы можете приступать к его подписанию. В сервисе «Добыто. Подпись» работа ведется так:
- вы загружаете новый документ или перетаскиваете его в рабочую область меню;
- необходимо выбрать ЭЦП, установленную на вашем устройстве;
- можно выбрать способ подписания (прикрепленная или открепленная подпись);
- в меню нужно подтвердить подписание документа.
Заверив документ ЭЦП, вы можете направить его второй стороне. Контрагент может использовать для подписания тот же сервис «Добыто» или другое аналогичное ПО. Ка только документ будет подписан второй стороной, он вступит в силу.
Нужно ли распечатывать электронный договор с ЭЦП?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт сервиса «Добыто». Юридическую силу имеет сам электронный документ. Но вы вполне можете и распечатать его на бумаге, если это требуется. К примеру, с копией могут работать рядовые сотрудники вашей компании (проверка сроков поставки и т.д.).
Что делать при наличии разногласий по проекту договору
В идеале, если вы согласовали все условия договора до его подписания, то о каких-либо разногласиях речи не идет. Тем не менее, такие ситуации регулярно встречаются на практике:
- если одна сторона изменила какие-либо положения документа на свое усмотрение, что противоречит договоренностям;
- если в окончательном варианте договора есть условия, которые вообще не были предметом согласования;
- если представленный документ противоречит нормам закона и нужно это исправить.
Если есть разногласия, их нужно изложить в протоколе (поскольку в документ, подписанный ЭЦП, нельзя внести правки). Далее протокол возвращается первой стороне вместе с первоначальным документом. При согласии с разногласиями нужно подписать протокол ЭЦП. Также стороны могут переделать договор заново, чтобы поставить подпись под новой редакцией.
В сфере госуслуг порядок оформления протоколов разногласий намного жестче. На это дается только 5 дней, причем заявить о разногласиях можно только в определенных случаях. Оформить протокол можно только 1 раз, так как при повторном случае вас лишат статуса победителя и поставщика со всеми вытекающими последствиями.
Как хранить и применять документ
Электронный документ представлен в виде файла. С его содержанием можно знакомиться без каких-либо ограничений. Но если вы использовали отсоединенную подпись, то для доступа к содержимому сначала нужно пройти проверку сертификата ЭЦП. Файл с документом можно хранить на любом техническом устройстве, пересылать по электронке или онлайн-сервисы. Внести изменения в подписанный документ нельзя.
Если возникнет спор по условиям сделки, вы можете использовать электронный документ:
- на досудебном этапе урегулирования (претензионная работа и т.д.);
- как доказательство в судебном деле.
Если документ подписан УКЭП, оспорить этот факт практически невозможно. Но спор может касаться несоблюдения условий договора, а здесь уже электронная подпись ни в чем не виновата.
Как долго нужно хранить электронные договоры по гражданским сделкам?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт сервиса «Добыто». В целом, каких-либо ограничений по данному вопросу нет (в отличие от многих кадровых документов). Но нужно учитывать сроки исковой давности (обычно – 3 года). Если возникнет спор, то без ссылки на документы вы не сможете защищаться. Поскольку хранение электронных документов не требует каких-либо усилий и дополнительных средств, советую не удалять файлы и хранить их постоянно.
Подводим итоги
- Любые документы по гражданским сделкам вы можете оформить в электронном виде. Для их подписания директору компании лучше использовать УКЭП, поскольку это снимает любые ограничения.
- Договор нужно подписывать после согласования всех условий. Оптимальное и простое решение для использования ЭЦП – сервис «Добыто. Подпись».
- Для обмена документами с ЭЦП можно использовать физические носители (флешки, съемные диски и т.д.), различные программы и онлайн-сервисы. Распечатывать электронные документы не нужно, так как они сами по себе имеют юридическую силу.
