Планируете взять в аренду здание или помещение, или, напротив, намерены сдать свой объект во временное пользование? Вам обязательно нужно оформить договор, согласовать его условий. Также необходимо учесть требования к подписанию и регистрации документа. В зависимости от договоренности со второй стороны, договор можно оформить письменно или электронно. Если закон предусматривает регистрацию (аренда на срок от 1 года), то вам проще подать документы через интернет. Для этого их можно подписать через сервис «Добыто. Подпись», который отвечает всем стандартам безопасности. Я, Валерий Михайлов, редактор компании «Добыто», опишу порядок ваших действий для оформления, подписания и регистрации договора аренды.
Условия для подачи электронного договора аренды в Росреестр
Если сторонами аренды являются организации, они не могут устно договориться об условиях сделки. Если вам предложат такую схему, то стоит сразу отказаться. Только официальное оформление договора гарантирует, что вы сможете защитить свои права в случае спора, не допустите досрочного расторжения по надуманным причинам. Нельзя и уклонять от регистрации в Росреестр, если такое требование пописано в законе.
У юр. лиц есть два варианта оформления договоров и иных документов по аренде – письменная или электронная форма. Объяснять правила собственноручного подписания бумажных бланков не имеет смысла. Вы ставите личную подпись (как руководитель или представитель компании), после чего тоже самое сделает вторая сторона. Но работа с электронными документами намного удобнее:
- вам не нужно лично встречаться с контрагентом по сделке для подписания;
- электронная подпись сразу придает документу юридическую силу;
- вы сможете сократить время на все формальности, причем и сама регистрация в Росреестре пройдет быстрее;
- подать документы на регистрацию можно удаленно, не отвлекаясь на визит в МФЦ или подразделение Росреестра.
Естественно, согласие на электронное оформление договора должны дать обе стороны аренды. Если только вы подпишите документы ЭЦП, а вторая сторона будет настаивать на обмен бумажными бланками, из этого ничего не выйдет. Более того, арендатору и арендодателю обязательно нужна УКЭП (усиленная квалифицированная подпись). Таково требование Закона № 218-ФЗ, и его нельзя обойти.
Итак, чтобы подать документы в Росреестр через интернет-сервисы, вам нужен сам электронный договор, УКЭП. Таким же способом вы будете подписывать заявление на регистрацию. В некоторых случаях придется одновременно проходить и кадастровый учет. Примером можно назвать аренду части помещения, для выделения которой оформляется технический план. Этот документ кадастровый инженер заверит своей электронной подписью.
Можно ли не регистрировать договор в Росреестре?
Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Вам нужно обязательно регистрировать договор, если срок аренды составляет от 1 года. В противном случае у вас возникнут проблемы при рассмотрении споров, в том числе в суде. Но если речь идет о краткосрочной аренде, то достаточно просто оформить договор. Кстати, это вполне можно сделать электронно, используя ЭЦП.
Что нужно сделать арендатору и арендодателю
Если вы регулярно сдаете или арендуете недвижимость, то наверняка знаете о правилах оформления документов, схеме действий при обращении в Росреестр. Но для «новичков» в этой сфере стоит рассказать об основных шагах:
- сначала необходимо подобрать объект под аренду (с учетом места расположения, характеристик, разрешенного вида пользования и т.д.);
- нужно согласовать условия договора (обязательно – предмет аренды, а все остальное на усмотрение сторон);
- необходимо оформить договор, подписать его УКЭП (в данном случае мы рассказываем именно об электронных документах);
- нужно выполнить дополнительные действия, если это требуется для регистрации (по приведенному выше примеру – выделение части объекта, оформление техплана для постановки на временный кадастровый учет);
- необходимо определиться со способом подачи заявления, договора и иных документов (подробнее об этом ниже);
- нужно оплатить пошлину за регистрационные действия (для организаций ставка сейчас составляет 22 000 рублей).
Расскажу еще об одной важной процедуре. В сфере бизнеса часто арендуют недвижимость, чтобы переделать ее под свои цели и задачи. К примеру, если вы хотите открыть магазин на первом этаже здания, то наверняка задумаетесь о переносе стен или перегородок, обустройстве новых дверных проемов и т.д. Просто так возомнить себя Халком и начать крушить все направо и налево нельзя. Любое изменение планировки (а перечисленное выше подпадает под такие строительные работы) должно сопровождаться оформлением проекта, согласованиями. Когда все будет готово, новую планировку нужно описать в техплане. Оформить проект, техплан и другие документы на перепланировку нужно в электронной форме. Следовательно, и здесь вам потребуется УКЭП. Для удостоверения документов можно использовать сервис «Добыто. Подпись».
Условия аренды
В целом, закон дает вам свободу при описании условий аренды. Важно лишь правильно описать предмет сделки. Это может быть:
- целое здание, отнесенное к коммерческой недвижимости (МКД не может являться предметом аренды);
- жилое или нежилое помещение (естественно, в сфере бизнеса в аренду обычно сдается нежилой объект);
- часть объекта, временно выделенная для арендатора (в этом случае можно обойтись без перепланировки, возведения капитальных стен и перегородок);
- земельный участок или его часть.
Для описания предмета аренды используйте сведения из ЕГРН – адрес, кадастровый номер и т.д.
Обо всем остальном вы договариваетесь без каких-либо ограничений. Лучше детально изложить в договоре:
- срок временного пользования объектом;
- порядок и форма оплаты;
- требования к качеству объекта (на момент приема и возврата);
- разграничение ответственности сторон;
- штрафные санкции на нарушение условий.
Примерный шаблон договора вы можете найти в приложении к этой статье. Согласование можно вести на очных переговорах, путем обмена сообщениями и проектами документа. Также для этого подходят различные интернет-ресурсы (сервисы и приложения, социальные сети и мессенджеры). В итоге, у вас будет согласованный двумя сторонами договор. Состав приложений вы также определяете исходя из ситуации. Например, это могут быть планы и схемы объекта, техническая и эксплуатационная документация.
В какой срок после подписания договора аренды мы обязаны обратиться на регистрацию?
Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Каких-либо жестких требований по данному вопросу в законах нет. Поэтому вы можете сразу подать документы на регистрацию или сделать это позже. Но пока договор не зарегистрируют, на него нельзя ссылаться как на доказательство. Следовательно, у вас возникнуть ненужные риски.
Полный перечень документов
Если нужно пройти регистрацию аренды в Росреестре, одного договора будет недостаточно. В зависимости от обстоятельств, могут быть нужны еще:
- заявления на регистрацию/кадастровый учет (формы утверждены Приказом Росреестра № П/0310);
- выписка из ЕГРН;
- технический паспорт из БТИ;
- поэтажные план (например, при выделении части помещений, при перепланировках);
- техплан (для первичного учета объекта, для внесения изменений в ЕГРН после перепланировки);
- документ, подтверждающий личность и полномочия сторон (кстати, УКЭП позволяет подтвердить личность руководителя компании).
Ряд документов их этого списка нужен не для регистрации, а для иных целей. Например, сам по себе, поэтажный план или техпаспорт Росреестр не нужен. Но эти документы могут быть важны при согласовании условий договора, для проведения кадастровых работ и оформления техплана. Настоятельно рекомендую привлекать к сделкам аренды юристов, других экспертов в своей области. Это поможет упростить и ускорить все действия.
Электронные подписи
В Законе № 218-ФЗ напрямую указано, что при подписании всех документов для Росреестра нужна УКЭП. Другие виды электронных подписей не подойдут. Общие правила оформления подписи с квалифицированным сертификатом:
- с 2023 года руководители организацию получают УКЭП бесплатно через ФНС и ее удостоверяющие центры (их список вы можете найти на сайт налоговой службы);
- для работы с УКЭП нужно правильно установить и настроить корневые сертификаты (материалы об этих действиях ищите на нашем сайте);
- УКЭП будет нужна не только для подписания, но и для подтверждения личности при работе с онлайн-сервисами.
Система Росреестра проверит вид и действительности подписи после загрузки документов. Отмечу, что электронные документы можно подать и через МФЦ. Но смысла в этом не вижу, ведь оформление в цифре изначально предназначено для работы с онлайн-сервисами.
Правила подписания договора ЭЦП
Чаще всего аренда является двусторонней сделкой. Поэтому договор подписывают обе стороны. Советую использовать для этого сервис «Добыто. Подпись». Это современное, простое и безопасное решение, которое как раз подходит для работы с УКЭП. Нужны документ вы загрузите или перетащите в рабочую область сервиса, а сам процесс подписания займе пару минут. Естественно, на вашем устройстве должны быть установлены соответствующие сертификаты ЭЦП.
Заявление на регистрацию и/или учет можно подать через сервисы на сайте «Росреестра» или на «Госуслугах». Выделю самые важные моменты:
- в государственных сервисах сразу будет предложено заполнить унифицированную форму, т.е. вам не придется искать шаблон;
- сервисы Росреестра иногда работаю нестабильно, и в этом случае лучше сразу использовать портал «Госуслуг»;
- если второй стороной аренды является гражданин, он может подписывать документы через приложение «Госключ»;
- по факту приема электронных документов вы получите уведомление в личный кабинет.
К электронному заявлению вы прикрепляете договор и другие документы, уже подписанные ЭЦП. Функционал сервиса на «Госуслугах» немного проще, чем личный кабинет на сайте «Госуслуг». Вот для примера инструкция по настойке и работе ЛК, где есть описание всех нужных функций.
Полезные документы для работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Что нужно сделать, чтобы Росреестр не отказал в регистрации
Мне приходило достаточно часто заниматься оформлением и подачей документов в Росреестр (не только с арендой, но и с другими сделками). Иногда могут возникнуть основания для приостановок или отказа. Чтобы избежать этого, рекомендую:
- привлекать к оформлению документов юристов, если вы не разбираетесь в правовых нормах, нюансах регистрационных действий;
- заранее регистрируйтесь на гос. порталах, чтобы в нужный момент быстро подавать документы в Росреестр;
- старайтесь читать инструкции и разъяснения на сайте ведомства, где описаны многие тонкие моменты;
- заранее проверяйте сроки действия УКЭП, чтобы сертификат электронной подписи успешно прошел проверки.
Правила установки и настойки криптопрограмм, сертификатов ЭЦП вы можете найти на сайте ФНС. Также инструкции наверняка предоставит поставщик ПО или удостоверяющий центр. По вопросам, связанным с работой сервиса «Добыто. Подпись», вы всегда можете обратиться в службу поддержки.
Нужно ли подавать заявление в Росреестр после расторжения договора аренды?
Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Если срок договора истек, а стороны его не продлили, то запись об обременении права собственности в ЕГРН будет аннулирована автоматически. Но при досрочном прекращении аренды Росреестр сможет узнать об этом только из заявления арендодателя или арендатора. Указанный документ вы можете подать в электронной форме.
Действия Росреестра после получения договора
После загрузки электронных документов система проверяет их формат, соблюдение правил подписания ЭЦП. Далее должностные лица Росреестра:
- проверят требования по формату электронных документов, по содержанию договора, по полномочиям сторон;
- внесут в ЕГРН данные о временном обременении права собственности;
- сформируют выписку из реестра, направят ее заявителю.
Срок действий со стороны Росреестра зависит от способа подачи документов (если через МФЦ, то процедура длится на 3 дня дольше). Также срок увеличится, если одновременно с регистрацией будет проводиться кадастровый учет.
После завершения процедур заявитель получит не только выписку из ЕГРН, но и договор с отметкой о регистрации. Она удостоверяется ЭЦП специалиста Росреестра, будет видна в графическом виде прямо в теле документа. Отмечу, что после подписания договора УКЭП вносить изменения в него нельзя. Но стороны могут оформить дополнительные соглашения по любым вопросам, чтобы изменить условия сделки.
Подводим итоги
- Договор аренды, как и многие другие документы, вы можете оформить электронно. От имени компании-арендодателя или арендатора выступает руководитель. Он подписывает документы УКЭП.
- Заявление на регистрацию долгосрочной аренды оформляется и подписывается в сервисах на «Госуслугах» или на сайте Росреестра. К нему вы приложите договор и иные документы, которые можно подписать в сервисы «Добыто. Подпись».
- Если подавать документы в электронной форме, вы ускорите процесс регистрации на 3 дня. По итогам процедуры вам направят выписку из ЕГРН и договор с отметкой о регистрации. Специалист Росреестра заверит ее своей ЭЦП.
