Как работодатель, вы обязаны регулярно отчитываться перед СФР. Основным способом является подача отчетов в электронной форме. Для этого важно не только правильно заполнить документы, но и соблюсти требования к их формату. Каждый отчет нужно подписать усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Для этого можно работать с сервисом «Добыто. Подпись» или через системы КЭДО. На сайте Социального фонда РФ есть подробные инструкции о подключении страхователей к электронному документообороту.
Общие порядок предоставления отчетов в СФР
Давно прошли те времена, когда руководитель или главный бухгалтер лично бегали в ПФР или ФНС с кипой документов, либо отправляли объемные письма по почте. Уже более 10 лет ведомства наладили полноценный электронный документооборот. Для большинства работодателей он стал обязательным, хотя есть возможность выбирать способ подачи отчетов.
В вашей компании есть как минимум 1 сотрудник (директор), а скорее всего, численность персонала намного больше. Вы обязаны отчитываться перед СФР:
- по количеству сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры;
- по общему и специальному стажу;
- по периодам и выплатам на случай временной нетрудоспособности, по другим основаниям;
- по размеру страховых взносов, перечисленных в бюджет;
- по другим показателям, в зависимости от ситуации.
Нарушение сроков и правил подачи отчетности, равно как и предоставление недостоверных сведений, всегда влечет наложение штрафа. Вы вряд ли захотите их платить, ведь выполнить требования закона не очень сложно. В этом помогут программы и приложения, где можно быстро заполнить и подать отчеты. Примером назову сервис «Добыто. КЭДО», который подходит для любых организаций.
Каждый документ для гос. органов вы обязаны подписать. Обычно такие полномочия есть у директора, хотя иногда подпись может ставить и другое должностное лицо. Для подписания электронных отчетов советую использовать сервисы «Добыто». Там же можно настроить подключение к личным кабинетам СФР и ФНС, что сделает процессы еще проще.
Как влияет численность персонала нашей компании на сдачу отчетности?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Количество сотрудников вашей фирмы влияет на форму сдачи отчетов. Если работников не более 10, то можно работать с бумажными документами, хотя это очень неудобно. Если численность превышает 10 человек, то у вас нет выбора – СФР будет принимать только электронные отчеты.
Электронный или бумажный документооборот?
С образованием СФР появились нововведения в правилах сдачи отчетности. Кроме утверждения новой формы ЕФС-1, был уточнен порядок ее предоставления:
- небольшие компания со средней численностью сотрудников до 10 могут работать по старым правилам, т.е. сдавать отчеты на бумаге;
- ИП без персонала вообще не обязан отчитываться перед СФР, так как подает документы в налоговую инспекцию;
- организации и ИП с численностью свыше 10 штатных сотрудников сдают отчеты только электронно.
Эти правила действуют для бюджетных и государственных учреждений, для коммерческих компаний.
Чтобы подавать электронные отчеты, вы можете использовать следующие схемы:
- заполнение и подписание ЭЦП каждого отдельного документа, направление их через оператора ЭДО;
- работа в системах ЭДО или КЭДО, где есть функционал для оформления и подписания отчетов.
На сайте СФР вы можете найти инструкции по подключению страхователей к электронному документообороту. Это очень просто сделать при работе в сервисе «Добыто. КЭДО». Освоение программы не вызовет сложностей у ваших кадровиков и бухгалтеров.
Какая электронная подпись нужна для подачи отчетности
Советую изучить общие нормы Постановления Правления ПФР № 178п. Там описан порядок работы с электронным отчетами. Вы, как работодатель, будете действовать так:
- нужно заполнить и подать в СФР заявление о подключении к ЭДО (скорее всего, ваша компания уже сделала это);
- при подготовке отчетности нужно использовать утвержденную форму и ее отдельные листы;
- каждый отчет будет представлен в виде файла, который будет загружен в систему СФР;
- чтобы документ приобрел юридическую силу, его нужно подписать УКЭП (пункт 10 Постановления № 178п).
Итак, вы можете работать только с электронной подпись, имеющей квалифицированный аттестат. Другие виды ЭЦП для этих целей не подойдут. Система Социального фонда РФ проверит вид и действительность подписи, сведения о ее владельце. При выявлении ошибок отчет будет считаться неподанным. Это повлечет штраф, если вы не успеете устранить недостатки до истечения срока.
Подскажите, УКЭП можно получить только в удостоверяющем центре?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Сейчас это не совсем верное утверждение. Обычные УЦ, как и ранее, могут выдавать УКЭП. Но вот для руководителей компаний данный вид ЭЦП теперь оформляется только через удостоверяющий центр ФНС. Директору нужно лично обращаться в пункты выдачи или к доверенным лицам (это 7 структур – отдельные банки и УЦ).
Полезные документы для работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Оформляем и подаем отчеты в Социальный фонд РФ
В целом, сейчас правила оформления и сдачи отчетности проще, чем еще несколько лет назад. Это связано с реформированием пенсионной системы, объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд:
- вместо большого числа отдельных отчетов вы будете работать с одной формой ЕФС-1 (впрочем, в ней есть отдельные разделы, что может вызвать сложности);
- так как вместо двух фондов отчетность теперь принимает СФР, это тоже упростит ваши действия;
- есть изменения в сроках сдачи некоторых разделов ЕФС-1 (в основном, это дает преимущества).
Отмечу, что полноценное взаимодействие с СФР невозможно без перехода на обычный или кадровый ЭДО. Если у вас не внедрена соответствующая система, то все данные для заполнения отчетов придется собирать фактически вручную, либо через неудобные программы.
В виде отступления, приведу пример по сбору данных для оформления отчетов в сервисе «Добыто. КЭДО»:
- в ходе текущей работы с кадрами система фиксирует все сведения, от приема на работу и увольнения до начисления зарплаты, отпускных;
- в базе «Добыто» есть шаблоны всех форм отчетности, а основная информация в них поставляется автоматически;
- при оформлении отчета данные из системы подставляются в соответствующие разделы и строки формы;
- заполнение и подписание осуществляется прямо в сервисе, к которому подключены кадровики и руководитель компании.
Сервис «Добыто. КЭДО» легко интегрировать с другими программами и личными кабинетами страхователя, налогоплательщика. В итоге, все кадровые процессы будут охвачены системой. Вам нужно лишь следовать инструкциям, разработанным при переходе на КЭДО.
Состав и сроки предоставления отчетности
С 2023 года вы сдаете в СФР отчетность по единой форме ЕФС-1. Она объединила следующие отчеты:
- СЗВ-ТД;
- СЗВ-СТАЖ;
- 4-ФСС;
- ДСВ-3.
Под каждый из указанных видов отчетности в ЕФС-1 теперь есть соответствующий раздел. Порядок из заполнения незначительно изменился.
Если на дату введения указанной формы вы уже работали в КЭДО, то ничего менять не нужно. Если ваша компания только сейчас перешла на электронный документооборот, то необходимо:
- подать заявление на подключение в СФР (это можно сделать прямо в сервисе КЭДО);
- организовать работу пользователей, предоставить доступы и настроить маршруты документов;
- получить УКЭП на директора (при отсутствии).
Кадровикам и бухгалтерам можно выпустить УНЭП прямо в системе или оформить УКЭП (зависит от особенностей вашего делопроизводства).
Важно учитывать новые правила по срокам сдачи разделов формы ЕФС-1. Сейчас они таковы:
- до 25 числа следующего месяца – для приема на работу и увольнений, оформления гражданско-правовых договоров;
- в течение 1 рабочего дня – после перевода на другую работу (должность);
- до 25 января – сведения о сотрудниках с правом на досрочную пенсию, по отпускам при уходе за ребенком, в ряде других случаев;
- до 25 числе месяца после отчетного квартала – данные по взносам на травматизм.
Размеры штрафов изменились. Некоторые из них стали меньше. Также вы можете заплатить только 50% от штрафа, если перевести деньги в бюджет в первую половину назначенного срока. Но лучше вообще не допускать ситуаций, при которых вас накажут.
Кого нам назначить ответственным за оформление отчетов для СФР?
Отвечает Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». В целом, этой работой могут заниматься кадровики. Но поскольку некоторые разделы ЕФС-1 содержи данные о взносах, то к оформлению нужно привлекать и бухгалтеров. В КЭДО вы можете настроить маршрут поэтапного заполнения разделов и отчета в целом, с учетом компетенций сотрудников.
Требования к подписанию файлов с отчетами
СФР получит отчеты в виде файлов, подписанных ЭЦП. При работе в сервисе КЭДО сразу будет предложен нужный формат документа, который пример система Социального фонда РФ. Также ваши специалисты:
- будут видеть уведомления по мере приближения даты сдачи отчетов;
- смогут проверять данные кадрового учета, на основании которых заполняется документ;
- будут обмениваться информация между отделами и должностными лицами через CRM.
Если вы ведете бумажный документооборот, то в СФР можно представить электронные образы отчетных форм. Разъяснения по данным вопросам есть на сайте фонда.
Для оформления отчетов вам не нужно разрабатывать отдельную инструкцию или регламент. Все требования описаны в нормативных актах. В сервисе «Добыто. КЭДО» есть удобная система подсказок, которыми можно пользоваться в сложных ситуациях. Также советуем направлять ваших специалистов на мероприятия, которые проводит СФР (очно или через интернет-сервисы).
Как подписать отчетность в электронной форме
Первым делом убедитесь, что у вашего директора есть действующая УКЭП. Ее можно бесплатно получить в пунктах выдачи при налоговых инспекциях или через доверенных лиц:
- при личном обращении с сертифицированным usb-носителем (токеном)
- удаленно, если на момент обращения не истек срок действия квалифицированного сертификата.
О правилах настройки и установки сертификатов ЭЦП вы можете прочитать в других материалах на нашем сайте.
Если вы работаете в КЭДО, подписать отчетность можно прямо в сервисе. В иных случаях советую работать с «Добыто. Подпись»:
- на период тестирования можно подписывать документы бесплатно;
- для подписания загрузите или перетащите нужный документы из внутреннего или внешнего носителя;
- выберите сертификат ЭЦП (из установленных на ПК или ноутбуке), тип подписи – открепленная или прикрепленная;
- завершите процесс, нажав кнопку подписания.
Данные из ЭЦП будут прикреплены к самому документы или в виде отдельного файла. После подписания УКЭП вносить изменения в отчет уже нельзя. Проверять подпись и данные о ее владельце будет система Социального фонда РФ после получения отчета.
Загрузка документов через оператора
Обмен электронными документами ведется через операторов. Сервисы ЭДО и КЭДО изначально подключены к ним, так как это главное требование по безопасности и защите данных. При подписании отчетов через стороннее ПО, их можно загрузить через личный кабинет страхователя. Регламент подключения к этому сервису размещен на сайте фонда.
Обращаем внимание, что сейчас изменились требования по подаче документов через представителя. Теперь для этого нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Также вы обязаны направить в СФР электронное уведомление о предоставлении полномочий представителю (кстати, у документа достаточно забавная аббревиатура – УПУП).
Какие кадровые документы вы можете подписывать ЭЦП
Работая в КЭДО или с сервисом «Добыто. Подпись» вы и сотрудники вашей компании можете подписывать:
- локальные акты (инструкции, правила, положения и т.д.);
- трудовые договоры, доп. соглашения, приказы;
- заявления и другие виды обращений;
- служебные и докладные записки;
- внутреннюю отчетность;
- документы кадрового учета, графики отпусков;
- различные справки и выписки.
Исходя из статуса документа и сторон, для подписания нужно использовать УКЭП, УНЭП или ПЭП. При этом непосредственно в «Добыто. КЭДО» вы можете выпустить неквалифицированные и простые подписи.
Ограничений по перечню документов, которые нельзя подписать ЭЦП, очень мало. Сейчас к ним относятся протоколы и акты по инструктажам, документы по факту несчастных случаев, приказы на увольнение. В остальном, вам нужно лишь получить согласие сотрудника или вручить ему уведомление об использовании ЭДО.
Подводим итоги
- Отчеты в СФР вы обязаны подавать в электронном виде, если численность персонала компании превышает 10 человек. Для подписания можно использовать систему КЭДО или сервис «Добыто. Подпись». Директору обязательно нужна УКЭП.
- Для взаимодействия с СФР нужно подать заявление об электронном документообороте. Для сдачи отчетности через представителя отправьте в фонд электронное уведомление. Далее будет нужна машиночитаемая доверенность.
- С 2023 года вы сдаете отчетность по единой форме ЕФС-1. В ней есть разделы под разные сведения. Сроки сдачи отчета в целом или отдельных разделов отличаются. За нарушение этих правил, как и ранее, придется платить штраф.
