Что нужно знать о подписании документов ЭЦП

Кадры


Имея ЭЦП, вы можете подписывать почти все электронные документы. Впрочем, все зависит от вида электронной подписи и статуса лица, которое участвует в подписании. Я, Валерий Михайлов, редактор компании «Добыто», постараюсь рассказать самое главное о применении ЭЦП простыми словами, хотя это очень сложно сделать в рамках одной статьи. Если вы все еще задумываетесь о полноценном переходе на электронный документооборот, то пора отбросить сомнения. Простым, но максимально надежным инструментом для подписания документов ЭЦП, является сервис «Добыто. Подпись».

Как регулируется применение ЭЦП в России

Использовать электронные цифровые подписи в нашей стране стало возможно еще в 1994 году. Именно с тех пор в обиходе появилась аббревиатура ЭЦП. Сейчас корректным, пусть и не очень привычным, является сокращение ЭП (электронная подпись). Именно такое определение прописано в Законе № 63-ФЗ. Это основной нормативный акт, который регулирует подписание электронных документов.

Кроме указанного выше закона, правила работы с ЭЦП (ЭП) могут содержаться:

  • в нормативных актах федерального уровня и отдельных ведомств (например, соответствующие разъяснения можно найти в приказах ФНС);
  • в стандартах, где описаны требования к структуре ЭЦП, ключей и сертификатов, другие важные нюансы;
  • в договорах и соглашениях между участниками документооборота (к примеру, это требуется для взаимного признания УНЭП).

Сейчас ЭЦП применяются во всех сферах деятельности. Чаще всего с ними работают юридические лица и предприниматели. В частности, для большинства компаний уже давно действует обязательное правило о сдаче отчетности в электронном виде. Рядовые граждане тоже могут использовать ЭЦП и делают это на практике. Даже обращение за какими-либо документами через «Госуслуги» сопровождается подписанием запросов и заявлений ПЭП или УНЭП.

В обычной деятельности ваша компания может сами выбирать способ оформления и подписания документов (кроме устной формы). Вариант с бумажными документами все еще применяется. Но с каждым годом общий объем электронного документооборота растет. Этому способствует государство, которое упрощает порядок получения ЭЦП и дает ряд преимуществ при работе с цифровыми сервисами.

Видел рекламу о выпуске УКЭП без личного обращения. Это правда?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Увы, но такой способ получения УКЭП почти всегда противоречит закону. Усиленная квалифицированная подпись выдается через налоговый орган или его удостоверяющие центры. Оформить УКЭП без очного визита можно только в одном случае – если ранее вы уже получали подпись с квалифицированным аттестатом. Но и в данном варианте нужно знать, что в выпуске новой УКЭП удаленно будет отказано, если у вас изменились личные данные.

Алгоритм подписания документа ЭЦП
Алгоритм подписания документа ЭЦП

Что нового стоит ожидать в ближайшие годы

Со стороны государства цифровизация идет полным ходом. В следующие несколько лет бизнесу стоит ожидать следующего:

  • перехода на обязательный кадровый электронный документооборот (для этого советуем выбрать сервис «Добыто. КЭДО»);
  • почти все государственные услуги будут доступны только в электронном формате (в целом, это видно уже и сейчас, хотя есть исключения);
  • в законах появятся специальные нормы, регулирующие коммерческий электронный документооборот (сейчас основными формами документов являются письменные, а для граждан еще и устные).

Без ЭЦП подписывать отчетность в гос. органы сейчас может только малый бизнес (да и то не во всех случаях). Совсем скоро и эта возможность будет закрыта. Поэтому лучше уже сейчас научиться работать в ЭДО и применять электронные подписи, чтобы избежать сложностей в будущем.

Какие документы уже сейчас можно подписывать ЭЦП

Для бизнеса ограничений практически нет. Скорее можно назвать несколько документов, которые ваша компания не может оформить в электронном виде и подписать ЭЦП:

  • отдельные документы в сфере трудовых отношениях (например, документы о проведении инструктажей, акты о несчастных случаях);
  • документы, в которых содержатся сведения государственной тайны (это правило тоже планируется изменить в ближайшее время);
  • документы, в которых второй стороной является гражданин, если он настаивает на письменной форме (например, договор на выполнение каких-либо работ и услуг).

Финансовые и бухгалтерские документы, договоры и соглашения между организациями, заявления на получение лицензий и многое другое вы вполне можете подписывать ЭЦП. По юридической силе электронный документ ничем не отличается от письменного (бумажного). Естественно, для этого нужно соблюсти правила оформления и подписания, о чем и расскажем ниже.

Что будет с документом, если срок действия ЭЦП истечет после его подписания?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». Документ не утратит силу даже в этом случае. Важно, чтобы ЭЦП была действительна на момент подписания. Проверить действительность подписи может ваш контрагент. Также для этих целей есть специальные сервисы на портале ФНС, на «Госуслугах».

Варианты получения электронных подписей очно и удаленно
Варианты получения электронных подписей очно и удаленно

Какие виды электронных подписей нужны вашей компании

Есть только 3 вида ЭЦП. В текущей работе вашей компании могут применяться:

  • усиленные квалифицированные подписи (УКЭП) – они всегда нужны руководителю и главному бухгалтеру, но лучше оформить их и на других должностных лиц;
  • усиленные неквалифицированные подписи (УНЭП) – подходят для внутреннего документооборота, хотя могут применяться и в гражданском обороте с контрагентами.

Простая подпись (ПЭП) подходит только для граждан, да и то не во всех случаях. Но указанный вид ЭЦП можно использовать в кадровом документообороте. Сотрудник, подключенный к КЭДО, будет оформлять заявления и другие документы через свой личный кабинет. Вход в него, а следовательно, и подписание, происходит по логину/паролю, по коду подтверждения на телефон или по аккаунту с «Госуслуг». Данный способ подтверждения личности и есть простая подпись.

Где можно получить ЭЦП

Так как для вашей компании жизненно нужна УКЭП, расскажу о правилах ее получения:

  • с 2023 года руководители организаций могут получить УКЭП только через налоговую инспекцию, ее удостоверяющие центры и доверенные лица (список можно найти на портале ФНС);
  • выпуск УКЭП через налоговый орган является бесплатной услугой, но требует личного визита;
  • другие специалисты вашей фирмы могут обратиться за УКЭП в любой удостоверяющий центр.

Условно, ЭЦП состоит из ключа и сертификата. Они используются не только для подписания документа, но и для проверки, подтверждения личности. Чаще всего УКЭП выпускается на каком-либо носителе (токене). Хотя можно встретить и облачные решения.

Получить УНЭП намного проще. Так как не требуется выпуск квалифицированного сертификата, указанную подпись вы можете:

  • получить через удостоверяющий центр;
  • выпустить в системе электронного документооборота, если разработчик предусмотрел такую опцию (в сервисе «Добыто. КЭДО» заложена эта услуга);
  • сформировать в государственных сервисах и приложениях (к примеру, сейчас активно продвигается приложение «Госключ»).

УНЭП можно выпустить на носителе или в виртуальной оболочке. Оформление в системе КЭДО занимает несколько минут. Простая подпись вообще задается путем указания пароля, либо с подтверждением личности иным способом.

Полезные документы для работы

Документ
Образец графика отпусков Скачать
Образец личной карточки работника Скачать
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации Скачать
Образец приказа о приеме на работу Скачать
Образец табеля учета рабочего времени Скачать
Образец штатного расписания Скачать
Образец приказа о переходе на КЭДО Скачать
Образец формы лицевого счета работника Скачать

Как правильно подписывать документы ЭЦП

Если вы хотя бы один раз подписывали документ ЭЦП, то уже знаете основные нюансы этого процесса. Для подписания нужно:

  • иметь ПК, ноутбук, планшет или иное техническое средство;
  • получить или выпустить саму ЭЦП, установить ее сертификаты на свое устройство;
  • установить и настроить программы, плагины или расширения для корректной работы и проверки сертификатов ЭЦП;
  • оформить электронный документ;
  • выбрать способ подписания ЭЦП (полноценная системе ЭДО, «Добыто. Подпись» или иной сервис).

В некоторых случаях вы можете использовать ЭЦП для заверения копии бумажного документа (например, такая схема применяется в судебных делах). Но копия не приобретает юридическую силу, так как она есть только у оригинала. Подробнее об этих нюансах мы ранее писали в других статьях (ищите их на нашем сайте).

Как защитить ЭЦП, полученную руководителем?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». УКЭП руководителя изначально защищена средствами шифрования. Если речь идет о сохранности носителя (токена), то это обязанность его владельца. Современные решения предлагают дополнительную защиту путем применения биометрии, пин-кодов и других схем. Также, любой сервис для подписания документов тоже соответствует стандартам по безопасности и защите данных.

Есть приложение "Госключ", где можно подписывать документы УНЭП
Есть приложение “Госключ”, где можно подписывать документы УНЭП

Требования к формату и содержанию документов

При подготовке документа вы сами определяете его содержание. При взаимодействии с контрагентами согласование идет путем переговоров, обмена проектами и предложениями. Для подписания ЭЦП не имеет значения, что именно указано в содержании документа. А вот его формат действительно важен:

  • в системах ЭДО обычно используется два основных формата текстовых документов, соответствующих международным стандартам;
  • при работе в обычных программах, в том числе в текстовых редакторах, вы сами можете выбрать нужный формат (для подписания ЭЦП у документа должна быть разметка XML);
  • во многих случаях вы обязаны использовать формы документов, утвержденные нормативными актами (сюда входят все виды отчетов в ФНС, СФР и Росстат).

Рекомендуем работать только в лицензионных программах и сервисах. Только они отвечают минимально необходимым требованиям безопасности. Для подписания ЭЦП вообще подходит только ПО, сертифицированное по линии ФСБ (для внешнеэкономических сделок еще и ФСТЭК).

Чаще всего вам не придется разрабатывать шаблоны документов своими силами. Все системы ЭДО и КЭДО (в том числе «Добыто») предлагают обширную базу образцов и форм, конструктор шаблонов. Да, реализация этих функций иногда оставляет желать лучше. Но ничто не мешает вам взять примерный шаблон за основу, чтобы доработать под свои требования.

Установка и настройка сертификатов

В основе подписания ЭЦП лежит работа с ключами и сертификатами. После получения или выпуска, вы используете подпись следующим образом:

  • необходимо приобрести, скачать, установить и настроить криптоплагины (подробные инструкции есть на сайте ФНС и в материалах на нашем сайте);
  • на ПК или другом устройстве нужно установить сертификат ЭЦП (их может быть несколько для разных целей);
  • для корректной работы с сертификатами советуем указать адреса сайтов/сервисов, с которыми вы будете работать (это особенно актуально для платформ налоговой службы);
  • после установки и настройки обязательно проверьте надлежащую работу ЭЦП, доступность ее сертификата (это можно сделать в криптопрограмме).

Для корректной настройки плагинов и расширений нужно убедиться в соответствии вашего браузера обязательным требованиям. Если требуется, обновите систему. Для работы с онлайн-сервисами нужно интернет-соединение. В системах КЭДО и ЭДО электронные подписи можно применять и без подключения к интернету.

Сервис для проверки подлинности ЭЦП есть на портале "Госуслуг"
Сервис для проверки подлинности ЭЦП есть на портале “Госуслуг”

Программы и сервисы для подписания ЭЦП

Не является подписанием ЭЦП попытка нарисовать аналог собственное подписи прямо в документе, сканирование и вставка фрагмента из другого документа. Такие случаи я видел на практике, хотя это было достаточно давно. Есть способы, чтобы подтверждение электронной подписи было видно в теле документа. Но для этого сначала нужно подписать его ЭЦП и проставить соответствующие настройки в программе (к примеру, в «Ворде»).

Электронную подпись на документе можно проставить даже в некоторых текстовых или pdf редакторах. Но чаще всего бизнес использует:

  • системы ЭДО, внедренные к компании;
  • государственные сервисы и платформы;
  • специальные программы и сервисы, разработанные только для подписания электронных документов.

Если вам нужно современное, простое и надежное решение для работы с ЭЦП, используйте сервис «Добыто. Подпись». Подписание заключается в нескольких кликах мышки и займет пару минут. Нужный документ вы можете загрузить с жесткого диска или внешнего носителя, либо просто перетащить на рабочую область. При подписании вы выберете сертификат ЭЦП, который установлен на вашем устройстве. На период тестирования сервис «Добыто Подпись» работает бесплатно. Далее вы сможете выбрать подходящий тарифный план, который точно будет выгоднее, чем у аналогов.

Как часто нужно менять электронную подпись?

Разъясняет Валерий Михайлов, эксперт компании «Добыто». В идеале, вы будете менять (перевыпуска) ЭЦП по мере истечения ее срока действия. Для УКЭП он составляет до 15 месяцев. Досрочный перевыпуск требуется при изменении личных данных и статуса владельца подписи. Также придется заново получать ЭЦП, если она будет скомпрометирована. Поврежденный носитель (токен) можно заменить без особых сложностей.

Разъяснения ФНС о порядке использования ЭЦП
Разъяснения ФНС о порядке использования ЭЦП

Подводим итоги

  • Подписание электронных документов ЭЦП осуществляется через различные плагины, программы, приложения и сервисы. Я советую работать с «Добыто. Подпись», так как это надежное, простое и максимально защищенное решение для бизнеса.
  • Порядок получения ЭЦП зависит от ее вида, статуса заявителя. Руководители фирм оформляют УКЭП при личном обращении в налоговую инспекцию, ее удостоверяющие центры.
  • Для внутренней работы можно использовать неквалифицированные подписи. Но если УНЭП применяется в документообороте с другими организациями, то нужно оформить соглашение о ее взаимном признании.
  • Для УКЭП срок действия составляет до 15 месяцев. После этого электронную подпись можно перевыпустить. При наличии квалифицированного сертификата для перевыпуска можно обойтись без личного визита в удостоверяющий центр или ИФНС.
Смарт Вэй